目次
書類整理の基本はただ一つ
書類整理の基本はたった1点です。それは
例え明日自分の命が尽きようとも、残された者達が速やかに各種手続に移行する事が可能になるように分類する事です。
書類整理の必要性とキーワード
皆さんは会社の資料や日常の契約書などの書類はどのように保管されていますか？
会社などでもペーパーレスと言われて久しいですが、それでも日常の中には契約書や会社から配布される資料であふれていて書類の整理は必要不可欠です。
ですが、書類の整理はただ自分が分かりやすくする為だけにするものではなく、不測の事態の際に親や子或いは兄弟姉妹が各種手続に奔走してくれる事を念頭に入れて整理すべき重要事項であることを忘れてはなりません。
その事を意識すると整理のコツ、キーワードが見えてきます。
書類の管理方法
書類の保管方法にはファイルBOXを使用する方法とPC上で保管する方法とがあります。
ファイルBOXは規制品のもの、百均の物を組み合わせて使用してもさほど変わりはありません。
大切な事は、分類・仕分けの仕方と、同じ場所に保管できると言う事です。
私は現在書類などは『スキャンスナップ」という機械でスキャンしてPC上で保管しています。
これは、スキャンと同時に書類をフォルダ分けしてくれますので便利です。
特に会社のかさばる書類をスマホで管理できますので、常に持ち歩く事が出来、個人的には良い買い物であったと思っています。
ちなみに私は、小説も背表紙を切ってスキャンして、スマホに保管しています。詳しい使いかたは『スキャンスナップで電子書籍を自作 本の自炊とは』をご参照下さい。
いずれにしても保管の上で重要なのは、分類である事に変わりありません。
そこで私がどのように書類を管理しているかここでご紹介しようと思います。
書類の分類の仕方
書類の整理の仕方に限らず、整理で重要なのはその分類かと思います。
分類の仕方は、まず、人が生活するうえで場面を分けるとするとどのような場面に分けられるかを考えます。
- 会社関係のもの
- 公共の事柄に関するもの
- 日常の生活に関するもの
- 通信に関するもの
- 学校書類に関するもの
この大きな分類で捉えると、決して紛失してはいけない書類は １．会社関係 2．公共の事柄 に関する書類である事が分かります。
特に会社関係の書類を紛失したり、期日に提出出来ないとなると信頼を損ねるという大きな損失に直結しますので、社会人として絶対にあってはなりません。
またこれらの分類には其々にあるキーワードがあり、それを意識して整理する事になります。
では具体的に見て行きます。
１会社関係のキーワードは『引継ぎ』
整理のキーワードは、『引き継ぎ』です。どういうことかと言うと
明日自分に何かあったら会社で仕事を引き継いでくれるのは、他でもない会社の方々です。その方達が困らないというイメージをしながら整理します。
⑴雇用契約に関する書類
入職時の書類及び就業契約書・退職時の書類などをまとめて保管します。
⑵自分の部署の仕事上の書類
職務を遂行する上での提案書・下書きなどはそのプログラム毎に仕分けをしておきます。
PC上で作成する事が多いかと思いますが、プリントアウトした書類などはここで管理します。
⑶変更等の通達や連絡事項の書類
正規の書類として配布されたもの、通達事項などを保管します。
仕事で重要なのは、この変更事項に関する書類になります。
つまり古いものはその時点で速やかに処分して新しい書類に差し替えなければなりません。
ですが、古い書類も必要な場合があります。それは、ミスがあった時だったり過去の経過を詳細に知る必要がある場合などです。
職務の中にはミスが起こりやすいものがあり、変更に変更を重ねる場合も少なくなく、いつどのような変更があったか分からなくなる事も決して少なくありません。
この場合には、一覧表を作成して変更の日にち、変更の必要があった理由などを自身の覚書のようにしておくのも良いでしょう。
２公共関係のキーワードは『公共』
キーワードは『公共』です
⑴国民保険、年金、市県民税等に関する書類
⑵マイナンバーカードや国が行う事業に関する書類
その他公共事業の書類はここに保管します。
３日常生活書類のキーワードは『解約』
キーワードは『解約』です。
明日自分に何かあれば、各種手続の解約をしなければなりません。特に金融関係・通信関係の契約は最重要項目と言って良いでしょう。
⑴光熱費・NHKの受信料に関する契約書類
電気・ガス・水道の契約書類になります。説明書や料金支払方法の控えを保管しておきます。
⑵住居に関する契約書
家関係の契約書になります。抵当権の設定・リフォーム等も含みます。
⑶生命保険の契約書類
各種生命保険の契約書になります。
⑷金融に関する契約書
- 通帳・クレジットカード
- ローンの契約書
- 貸借証明書
- 家計簿等
- 奨学金に関する書類
支出が分かるようなもの、支払いが継続しているものを保管します。
⑹各種取り扱い説明書・保証書
取説はカテゴリー別に保管するのではなく、『取説』という分類で保管します。
取扱説明書は一定の期間で破棄するものですが、エラーコードなど今後必要になりそうなページは保存する事をお勧めします。
保証書はその期限まで大事に保管し、期限が過ぎたものから処分します。
４通信契約に関するキーワードは『ID・パスワード』
携帯電話・パソコン・サーバー・セキュリティーなどパスワードやアカウントは差し支えない限り一覧表にしておきます。
サーバー名やサイト名は利用の目的もわかる様にした上で、契約日時・アカウントやID名・パスワード・月々の使用料金を記載しておきます。
５学校書類に関するキーワードは『記念冊子』
学校からの連絡事項等は学校別、学年別に保管します。
キーワードは『記念冊子』です。
子供の成長記録になりますので遠足等楽しい行事の予定表は勿論、給食の献立表も1年に1枚保管しておくことをお勧めします。
１年間が終わったら成績表を含め1年分の小冊子にまとめて卒業するまで継続します。その年のあなたの思いや、将来のお子さんに向けてのその時の思いも綴っておくと申し分ありません。
お子さんが卒業したら１冊の本にして、その時のあなたの思いを綴って結婚等の記念にお渡ししてあげましょう。
勿論、当日のあなたの言葉もお忘れなく。
いかがでしたでしょうか。
社会生活の多くは契約で成り立っています。そう思うと分類が難しくなるのも当然かもしれません。
ですが、明日自分に何かあったら、と言う事を念頭に置けば必然的にどのような整理が必要であるかが分かります。
自分が困らない為にも、何よりも大事な方を困らせてはならないという気持ちで、整理整頓をしてみましょう。
